Оформлення виїздів закордон

Якщо Ви плануєте виїзд за кордон, Вам необхідно за 10 календарних днів повідомити про це в управління міжнародного співробітництва (К2-321), vmz@dir.sumdu.edu.ua.

Для оформлення виїзду необхідно мати ЗАПРОШЕННЯ від приймаючої сторони та його переклад державною мовою

Вимоги до запрошення

Корисна інформація

Нормативна база щодо службового відрядження

Питання перетину кордону

Одним з нормативних документів, який регулює питання службових відряджень є “Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон”, затверджена наказом Міністерства фінансів України 13.03.98 № 59 (далі – Інструкція №59).

Згідно пп. а) і б) п.16.1 Інструкції №59:
“…Фактичний час перебування у відрядженні визначається:
а) у разі відрядження з України до іноземних держав – згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні – відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо);
б) у разі відсутності зазначених відповідно до підпункту “а” цього підпункту відповідних підтверджених документів добові витрати відрядженому працівникові не відшкодовуються.”

Розмір добових витрат

Зорієнтуватися щодо розміру добових витрат при виїзді за кордон

Страхування

Виїжджаючи за кордон, варто оформити медичне страхування на період виїзду за кордон. Для цього необхідно звернутися до страхової компанії.

У запрошенні обов’язково повинно бути вказано:

Прізвище, ім’я особи, яку запрошують;
Мета;
Термін перебування;
Фінансові умови (за трьома статтями витрат: проїзд, проживання, добові).

Оберіть вид оформлення залежно від мети, вказаної у Вашому запрошенні від приймаючої сторони

Службове відрядження за кордон

Як оформити?

Якщо мета Вашої поїздки – участь у конференції, конгресі, зустрічі, проведенні переговорів, налагодженні співробітництва, Вам необхідно оформити службове відрядження за кордон.

Підставою для початку оформлення відрядження є запрошення від приймаючої сторони та його переклад державною мовою (див. “Вимоги до запрошення”).

Далі необхідно завантажити і заповнити шаблон «Службова записка_наказ щодо відрядження за кордон»*

Цей документ, підписаний ініціатором відрядження (безпосереднім керівником або вищою посадовою особою)**, деканом/директором за підпорядкуванням відрядженої особи, необхідно подати до управління міжнародного співробітництва для візування начальником за 10 календарних днів.

У службове відрядження Ви можете бути направлені за рахунок приймаючої сторони та/або за кошти СумДУ. Якщо приймаюча сторона не бере на себе жодних фінансових зобов’язань і витрати на відрядження (повністю/або частково) покладаються на СумДУ, тоді Вам необхідно замовити кошторис в планово-фінансовому відділі (К2-336-337).

У разі використання коштів:

субрахунків структурних підрозділів, Вам необхідно зарезервувати кошти у відділі внутрішнього управлінського обліку (К2-310);
інших визначених джерел (наукові договори, гранти тощо), службова записка_наказ візується (з відповідним резервуванням коштів) службами, які є відповідальними за облік коштів відповідних джерел.

Далі службова записка_наказ візується проректором за напрямом діяльності відповідно до мети відрядження, а також, за необхідності, іншими посадовими особами.

Службова записка_наказ разом з відповідними супроводжуючими документами повинні бути надані не пізніше ніж за 10 днів до відрядження на розгляд ректору, який приймає остаточне рішення щодо дозволу на відрядження.

Після узгодження, відділ документно-інформаційних комунікацій та контролю реєструє наказ про закордонне відрядження.

Підписаний і зареєстрований наказ Ви повинні забрати у відділі документно-інформаційних комунікацій та контролю(К3-302).

* Актуальність шаблонів перевіряйте на сайті Сумського державного університету, в розділі «Шаблони».

**Для прикладу: для викладача – це завідувач кафедри, для директора/декана – перший проректор.

Академічна мобільність у формі викладання (проведення лекцій та семінарів)

Обов’язкова умова участі у академічній мобільності – приймаюча сторона повинна бути закладом вищої освіти/науковою установою.

Як оформити?

Якщо мета Вашої поїздки – проведення лекцій та семінарів, Вам необхідно оформити участь у програмі академічної мобільності у формі викладання, для цього підготуйте наступний перелік документів:

запрошення яке задовольняє усі вимоги (див. “Вимоги до запрошення”);
переклад запрошення державною мовою;
службова записка щодо участі у програмі академічної мобільності за кордоном наукових, науково-педагогічних та інших працівників, підписана завідувачем кафедри та деканом/директором інституту;
обґрунтування доцільності щодо участі в академічній мобільності (необхідно проставити власний підпис учасника мобільності, готується у разі перебування в академічній мобільності терміном більше одного місяця);
службова записка щодо навчального навантаження (готується у довільному форматі, її зміст погоджується з начальником групи планування та обліку навчального навантаження Голобородько Любов Вікторівною);
договір щодо участі педагогічного (науково-педагогічного) працівника СумДУ у програмі академічної мобільності з метою викладання за кордоном, підписаний завідувачем кафедри та деканом/директором інституту (шаблон договору ви можете знайти у Розділі 5.3 п.8 на офіційному сайті СумДУ «Шаблони документів»; у випадку виникнення питань щодо заповнення договору, звертайтесь до Центру розвитку кадрового потенціалу навчального закладу К2-248,249).

Якщо приймаюча сторона не бере на себе фінансові зобов’язання, то витрати покладаються на учасника програми академічної мобільності або на СумДУ; якщо витрати (повністю/або частково) покладаються на СумДУ, тоді Вам необхідно замовити кошторис в планово-фінансовому відділі (К2-336-337).

У випадку використання коштів:

субрахунків структурних підрозділів, Вам необхідно зарезервувати кошти у відділі внутрішнього управлінського обліку (Г-709);
інших визначених джерел (наукові договори, гранти тощо), службова записка візується (з відповідним резервуванням коштів) службами, які є відповідальними за облік коштів відповідних джерел.

Наведений перелік документів необхідно надати до управління міжнародного співробітництва за 10 календарних діб до дати від’їзду для підготовки наказу.

Наказ візується начальником управління міжнародного співробітництва та передається учаснику програми академічної мобільності для подальшого оформлення.

Після підписання наказу ректором, копія наказу в електронному вигляді повертається до факультету/інституту.

Академічна мобільність у формі підвищення кваліфікації (участь у тренінгах, семінарах, науково-методичних заходах)

! Обов’язкова умова участі у академічній мобільності – приймаюча сторона повинна бути закладом вищої освіти/науковою установою.

Як оформити?

Якщо мета Вашої поїздки – участь у тренінгах, семінарах, науково-методичних заходах для підвищення кваліфікації Вам необхідно оформити участь у програмі академічної мобільності у формі підвищення кваліфікації, для цього підготуйте наступний перелік документів:

запрошення яке задовольняє усі вимоги (див. “Вимоги до запрошення”);
переклад запрошення державною мовою;
службова записка щодо участі у програмі академічної мобільності за кордоном наукових, науково-педагогічних та інших працівників, підписана завідувачем кафедри та деканом/директором інституту;
обґрунтування доцільності щодо участі в академічній мобільності (необхідно проставити власний підпис учасника мобільності, готується у разі перебування в академічній мобільності терміном більше одного місяця);
службова записка щодо навчального навантаження (готується у довільному форматі, її зміст погоджується з начальником групи планування та обліку навчального навантаження Голобородько Любов Вікторівною);
договір щодо участі педагогічного (науково-педагогічного) працівника СумДУ у програмі академічної мобільності з метою підвищення кваліфікації за кордоном, підписаний завідувачем кафедри та деканом/директором інституту (шаблон договору ви можете знайти у Розділі 1.6. п.4 на офіційному сайті СумДУ «Шаблони документів», у випадку виникнення питань щодо заповнення договору, звертайтесь до Центру розвитку кадрового потенціалу навчального закладу К2-248,249).

У випадку використання коштів:

субрахунків структурних підрозділів, Вам необхідно зарезервувати кошти у відділі внутрішнього управлінського обліку (К2-310);
інших визначених джерел (наукові договори, гранти тощо), службова записка візується (з відповідним резервуванням коштів) службами, які є відповідальними за облік коштів відповідних джерел.

Академічна мобільність у формі наукового стажування/дослідження

Як оформити?

Якщо мета Вашої поїздки – участь у науковому стажуванні/дослідженні, Вам необхідно оформити участь у програмі академічної мобільності у формі наукового стажування/дослідження, для цього підготуйте наступний перелік документів:

запрошення яке задовольняє усі вимоги (див. “Вимоги до запрошення”);
переклад запрошення державною мовою;
службова записка щодо участі у програмі академічної мобільності за кордоном наукових, науково-педагогічних та інших працівників, підписана завідувачем кафедри та деканом/директором інституту;
обґрунтування доцільності щодо участі в академічній мобільності (необхідно проставити власний підпис учасника мобільності, готується у разі перебування в академічній мобільності терміном більше одного місяця);
службова записка щодо навчального навантаження (готується у довільному форматі, її зміст погоджується з начальником групи планування та обліку навчального навантаження Голобородько Любов Вікторівною);
договір щодо участі педагогічного (науково-педагогічного) працівника СумДУ у програмі академічної мобільності наукового спрямування за кордоном, підписаний завідувачем кафедри та деканом/директором інституту (шаблон договору ви можете знайти у Розділі 5.3. п.7 на офіційному сайті СумДУ «Шаблони документів», у випадку виникнення питань щодо заповнення договору, звертайтесь до Центру розвитку кадрового потенціалу навчального закладу К2-248,249).

У випадку використання коштів:

субрахунків структурних підрозділів, Вам необхідно зарезервувати кошти у відділі внутрішнього управлінського обліку (К2-310);
інших визначених джерел (наукові договори, гранти тощо), службова записка візується (з відповідним резервуванням коштів) службами, які є відповідальними за облік коштів відповідних джерел.

Академічна мобільність у формі участі у спільних проєктах

Як оформити?

Якщо мета Вашої поїздки – участь у спільних проєктах, Вам необхідно оформити участь у програмі академічної мобільності у формі участі у спільних проєктах, для цього підготуйте наступний перелік документів:

запрошення яке задовольняє усі вимоги (див. “Вимоги до запрошення”);
переклад запрошення державною мовою;
службова записка щодо участі у програмі академічної мобільності за кордоном наукових, науково-педагогічних та інших працівників, підписана завідувачем кафедри та деканом/директором інституту;
обґрунтування доцільності щодо участі в академічній мобільності (необхідно проставити власний підпис учасника мобільності, готується у разі перебування в академічній мобільності терміном більше одного місяця);
службова записка щодо навчального навантаження (готується у довільному форматі, її зміст погоджується з начальником групи планування та обліку навчального навантаження Голобородько Любов Вікторівною);
договір щодо академічної мобільності науково-педагогічних працівників, осіб, що здобувають наукову ступінь доктора наук та інших співробітників університету при виконанні міжнародного спільного проекту, підписаний завідувачем кафедри та деканом/директором інституту (шаблон договору ви можете знайти у Розділі 5.3 п.9 на офіційному сайті СумДУ «Шаблони документів»; у випадку виникнення питань щодо заповнення договору, звертайтесь до Центру розвитку кадрового потенціалу навчального закладу К2-248,249).

У випадку використання коштів:

субрахунків структурних підрозділів, Вам необхідно зарезервувати кошти у відділі внутрішнього управлінського обліку (К2-310);
інших визначених джерел (наукові договори, гранти тощо), службова записка візується (з відповідним резервуванням коштів) службами, які є відповідальними за облік коштів відповідних джерел.

Звітність

Після повернення з-за кордону, впродовж 5 робочих днів необхідно заповнити та надати до управління міжнародного співробітництва:

Звіт про результати участі у програмі академічної мобільності за кордоном наукових, науково-педагогічних та інших працівників (підписаний учасником програми академічної мобільності та його/її керівником);
Грантову картку (у випадку повного або часткового фінансування з боку приймаючої або третьої сторони, підписану відрядженою особою);
Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (подається до бухгалтерії К2-351). У випадку отримання авансових коштів, звіт подається до бухгалтерії впродовж 3 діб

У Вас є ще питання?

заходьте: Петропавлівська, 57, каб. К2-321

пишіть: vmz@dir.sumdu.edu.ua